Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied en partijen

Deze algemene voorwaarden (AV) zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen EAS International, Klybeckstr. 141, 4057 Basel, Schweiz (de aanbieder, wij) en de klant voor het gebruik van de software Batteriepass Online.

De dienst wordt uitsluitend aangeboden aan handelaren, rechtspersonen en publiekrechtelijke lichamen die handelen in de uitoefening van hun bedrijf of beroep. Consumenten mogen de dienst niet gebruiken. Met de registratie bevestigt de klant dat hij als onderneming handelt.

Afwijkende of aanvullende voorwaarden van de klant maken geen deel uit van de overeenkomst, ook als wij er niet uitdrukkelijk bezwaar tegen maken.

2. Voorwerp van de overeenkomst

Batteriepass Online is software die via internet wordt geleverd (software as a service), waarmee de klant digitale batterijpaspoorten overeenkomstig art. 77 en bijlage XIII van Verordening (EU) 2023/1542 aanmaakt, publiceert, bijhoudt en beschikbaar houdt. Afhankelijk van het abonnement omvat de dienst in het bijzonder: het aanmaken van batterijmodellen en afzonderlijke batterijen, een attributencatalogus met controle van verplichte velden, een openbare paspoortpagina met QR-code en machineleesbare export, toegangsniveaus voor het publiek, personen met een rechtmatig belang en autoriteiten, een versiegeschiedenis met verificatieketen, documentopslag, CSV-import, leveranciersformulieren, een API en webhooks, een exportbestand voor het EU-register en een eigen domein voor paspoortadressen.

De actuele omvang van elk abonnement staat op de prijspagina. Functies die als bèta of preview zijn gemarkeerd, worden zonder garantie van volledigheid geleverd.

Wij verstrekken geen juridisch, fiscaal of compliance-advies. De verplichtingencheck en de kennisartikelen zijn algemene informatie. Of en in welke mate een batterij een paspoort nodig heeft en welke gegevens moeten worden verstrekt, beoordeelt de klant op eigen verantwoordelijkheid.

De registratie van batterijpaspoorten in het EU-register voor digitale productpaspoorten (Uitvoeringsverordening (EU) 2026/1778) is de taak van de klant als marktdeelnemer. Wij leveren het vooraf gevalideerde exportbestand en instructies, maar verrichten de registratie niet namens de klant.

Een deel van de technische eisen voor het batterijpaspoort (gedelegeerde handelingen, geharmoniseerde normen EN 18219 e.v., de gegevenscatalogus van het EU-register) is nog niet definitief gepubliceerd. Wij passen de software binnen een redelijke termijn aan nieuwe bindende eisen aan. Daaruit voortvloeiende wijzigingen van het datamodel of de exportformaten zijn geen gebreken.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

Een kosteloze overeenkomst voor het abonnement Pilot komt tot stand na afronding van de registratie en bevestiging van het e-mailadres.

Een betaalde overeenkomst voor een ander abonnement komt tot stand wanneer de klant het abonnement in de klantomgeving kiest, de bestelling bij de betaaldienstverlener Stripe afrondt en wij de bestelling per e-mail bevestigen. De bevestiging volgt doorgaans binnen enkele minuten door activering van het abonnement.

De contracttaal is Duits. De Nederlandse versie van deze AV dient alleen ter informatie; in geval van twijfel prevaleert de Duitse versie.

4. Abonnementen, quota en prijzen

De abonnementen verschillen in functies en quota. Prijzen per maand, netto: Pilot EUR 0, Starter EUR 59, Business EUR 149, Pro EUR 349. Bij jaarlijkse facturering per jaar, netto: Starter EUR 590, Business EUR 1.490, Pro EUR 3.490.

Quota (modellen / gepubliceerde paspoorten per contractjaar): Pilot 1 / 10, Starter 5 / 500, Business 15 / 5000, Pro onbeperkt aantal modellen / 25000.

Wordt het jaarquotum aan gepubliceerde paspoorten overschreden, dan rekenen wij per extra gepubliceerd paspoort, netto: Starter EUR 0,25, Business EUR 0,12, Pro EUR 0,06, maandelijks achteraf gefactureerd. Een paspoort geldt als gepubliceerd wanneer het voor het eerst de status „actief” krijgt; latere versies van hetzelfde paspoort worden niet opnieuw meegeteld. Bij het abonnement Pilot en bij individueel overeengekomen abonnementen zonder lopend abonnement is het quotum een vaste grens.

Daarnaast kunnen voor het lopende contractjaar eenmalig paspoortpakketten worden gekocht (prijzen in de klantomgeving onder „Facturering”). Zij verhogen het jaarquotum tot het einde van het contractjaar; ongebruikte paspoorten vervallen aan het einde daarvan en worden niet vergoed.

Het abonnement Pilot is bedoeld om de software te leren kennen. Paspoorten in het abonnement Pilot dragen een zichtbare melding over testgegevens en zijn niet bedoeld voor het in de handel brengen van producten. Wij mogen het abonnement Pilot beperken of beëindigen; bestaande accounts worden ten minste 30 dagen van tevoren geïnformeerd.

Alle prijzen zijn nettoprijzen. Op diensten aan in de EU gevestigde ondernemingen is de verleggingsregeling van toepassing; de klant moet een geldig btw-identificatienummer opgeven en wijzigingen doorgeven. Is er toch btw verschuldigd, dan wordt deze extra in rekening gebracht.

Prijswijzigingen kondigen wij ten minste zes weken vóór de inwerkingtreding per e-mail aan. De klant kan de overeenkomst vóór de inwerkingtreding opzeggen tegen het einde van de lopende factureringsperiode; anders geldt de nieuwe prijs vanaf de volgende factureringsperiode.

5. Betaling

De vergoedingen zijn, afhankelijk van de gekozen factureringsperiode, maandelijks of jaarlijks vooraf verschuldigd en worden geïnd via de betaaldienstverlener Stripe Payments Europe Ltd. (creditcard, SEPA-incasso of andere door Stripe aangeboden betaalmethoden). Facturen worden elektronisch beschikbaar gesteld en per e-mail verzonden.

Mislukt een betaling, dan informeren wij de klant per e-mail. Blijft de betaling 14 dagen na de melding uit, dan mogen wij de klantomgeving tot de vereffening van de achterstand beperken tot leestoegang. Reeds gepubliceerde paspoorten blijven gedurende die tijd openbaar bereikbaar op hun adres (zie punt 8). Blijft de betaling 60 dagen uit, dan mogen wij de overeenkomst om dringende redenen opzeggen.

De klant mag alleen verrekenen met onbetwiste of in rechte onherroepelijk vastgestelde vorderingen.

6. Verplichtingen van de klant

• De klant is als enige verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de inhoud van zijn batterijpaspoorten (art. 77, lid 4, Verordening (EU) 2023/1542) en voor tijdige publicatie en bijwerking.
• De klant zorgt ervoor dat hij geüploade documenten, afbeeldingen en gegevens mag gebruiken en geen rechten van derden schendt. Hij publiceert geen paspoorten voor producten die hij niet in de handel brengt of waarvoor hij niet gerechtigd is het paspoort bij te houden.
• Paspoorten met test- of voorbeeldgegevens moeten als zodanig worden gemarkeerd (het abonnement Pilot markeert ze automatisch). Paspoorten met verzonnen gegevens voor in de handel gebrachte producten zijn verboden.
• De klant kent de toegangsniveaus (openbaar, rechtmatig belang, autoriteit) toe in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en beoordeelt toegangsaanvragen van derden zorgvuldig.
• Inloggegevens, API-sleutels en webhookgeheimen moeten vertrouwelijk worden behandeld. De klant informeert ons onverwijld bij vermoeden van misbruik. De klant is verantwoordelijk voor handelingen onder zijn account voor zover deze hem kunnen worden toegerekend.
• De API mag alleen binnen de gedocumenteerde gebruikslimieten worden gebruikt. Het geautomatiseerd massaal opvragen van openbare paspoortpagina’s buiten de API is verboden.
• Bij het versturen van leveranciers- en toegangsverzoeken via de software zorgt de klant ervoor dat het contact rechtmatig is.
• Bij gebruik van een eigen domein voor paspoortadressen zorgt de klant ervoor dat het domein gedurende de volledige levensduur van de paspoorten naar onze dienst verwijst, of tijdig overstapt naar onze standaardadressen.
• De klant houdt zijn stamgegevens (bedrijf, adres, btw-nummer, factuur-e-mailadres) actueel.

7. Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups

Wij streven naar een beschikbaarheid van 99,5 % per kalendermaand voor openbare paspoortpagina’s, gemeten op het overdrachtspunt van ons datacenter. Gepland onderhoud dat onderbrekingen veroorzaakt, wordt ten minste 48 uur van tevoren per e-mail aangekondigd en bij voorkeur ’s nachts of in het weekend uitgevoerd. Storingen door omstandigheden buiten onze invloedssfeer (internetstoringen, overmacht, aanvallen ondanks passende beschermingsmaatregelen) gelden niet als onbeschikbaarheid.

De software draait op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland. Wij maken ten minste dagelijks een back-up van de database en de documentopslag en bewaren back-ups ten minste 30 dagen. Back-ups dienen om de dienst te herstellen; ze vervangen niet de eigen back-up van de klant via de aangeboden exportfuncties.

Wij mogen de software verder ontwikkelen en functies wijzigen of toevoegen, zolang het wezenlijke doel van de overeenkomst, het beschikbaar houden van conforme batterijpaspoorten, behouden blijft.

8. Blijvende beschikbaarheid van de paspoorten

Op grond van art. 77, lid 8, Verordening (EU) 2023/1542 moet een batterijpaspoort gedurende de volledige levensduur van de batterij en daarna toegankelijk blijven, ook als de marktdeelnemer zijn activiteit staakt. Daartoe dienen de volgende regels.

Gepubliceerde paspoorten blijven gedurende de looptijd van de overeenkomst op hun adres bereikbaar. De klant kan een paspoort op elk moment de status inactief, gearchiveerd of gemarkeerd voor verwijdering geven; de versiegeschiedenis blijft bewaard. Vóór afloop van de termijnen in dit punt vindt geen fysieke verwijdering plaats.

Na het einde van de overeenkomst blijven alle gepubliceerde paspoorten kosteloos openbaar toegankelijk in alleen-lezenmodus (alleen-lezenfase) – ten minste 15 jaar vanaf hun respectieve publicatie en daarna totdat ons wordt gemeld dat de batterij is gerecycleerd. De leestoegang omvat de openbare paspoortpagina, de toegangsniveaus, de machineleesbare export en het opvragen van alle gegevens via de exportfuncties (JSON volgens het gepubliceerde schema van het batterijpaspoort, PDF-gegevensblad, documenten). Zij omvat geen wijzigingen van paspoorten, nieuwe paspoorten of ondersteuning; daarvoor is een actueel abonnement nodig.

De klant kan de paspoorten op elk moment overdragen aan een andere dienstverlener; wij leveren de volledige export en sturen op verzoek de tot dan toe gebruikte adressen nog 12 maanden door naar het nieuwe adres. Met de overdracht eindigt onze verplichting om deze paspoorten beschikbaar te houden.

Verwijdering vindt alleen plaats nadat de recycling van de batterij is gemeld (art. 77, lid 8), na overdracht aan een andere dienstverlener of op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de klant, die dan zelf voor de beschikbaarheid zorgt; wij wijzen vooraf per e-mail op de gevolgen. Wij zijn gerechtigd paspoorten na afloop van de minimumtermijn kosteloos beschikbaar te blijven houden. De kosten van het beschikbaar houden zijn inbegrepen in de abonnementsprijs en in de prijs per extra paspoort (punt 4).

Beëindigen wij de dienst volledig, dan kondigen wij dit ten minste zes maanden van tevoren aan en maken wij een volledige export mogelijk, evenals het doorsturen van de paspoortadressen naar een opvolger of een door de klant aangewezen aanbieder.

9. Gegevensbescherming en verwerking in opdracht

Voor de gegevens in het klantaccount, de facturering en de exploitatie van het platform zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG; bijzonderheden staan in onze privacyverklaring.

Voor zover de klant via de software persoonsgegevens van derden verwerkt (zoals contactpersonen in paspoorten, contactpersonen bij leveranciers, toegangsaanvragen), treden wij op als verwerker van de klant. Daarop is de verwerkersovereenkomst van toepassing, die deel uitmaakt van deze overeenkomst en beschikbaar is onder /avv.

10. Gebruiksrechten

Wij verlenen de klant voor de looptijd van de overeenkomst het niet-exclusieve, niet-overdraagbare recht om de software via internet in de overeengekomen omvang te gebruiken. Er bestaat geen recht op de broncode.

De klant verleent ons het recht de door hem ingevoerde inhoud op te slaan, te verwerken, te verveelvoudigen en binnen de gekozen toegangsniveaus openbaar toegankelijk te maken, voor zover dat nodig is om de dienst te leveren, met inbegrip van de alleen-lezenfase. Dit recht blijft bestaan zolang de wettelijke bewaarplicht duurt.

Wij mogen de klant met bedrijfsnaam en logo als referentie noemen als de klant daar schriftelijk mee heeft ingestemd (e-mail volstaat). De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

11. Garantie en aansprakelijkheid

Wij leveren de dienst met de zorg van een zorgvuldig aanbieder. Gebreken verhelpen wij binnen een redelijke termijn na melding. De klant meldt gebreken onverwijld en zo concreet mogelijk.

Wij zijn onbeperkt aansprakelijk voor opzet en grove nalatigheid en voor schade door letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bij lichte nalatigheid zijn wij alleen aansprakelijk bij schending van wezenlijke contractuele verplichtingen en beperkt tot de typische, voorzienbare schade, in totaal ten hoogste tot het bedrag van de vergoedingen die in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis zijn betaald. In het abonnement Pilot zijn wij alleen aansprakelijk voor opzet en grove nalatigheid.

Wij zijn niet aansprakelijk voor de juistheid van de door de klant ingevoerde inhoud, voor beslissingen van autoriteiten of markttoezichtinstanties, voor sancties wegens ontbrekende of onjuiste paspoorten van de klant, voor de beschikbaarheid van het EU-register of voor gegevensverlies doordat de klant geen export heeft gemaakt.

Wij garanderen niet dat de software op elk moment volledig voldoet aan toekomstige gedelegeerde handelingen of normen; wij verbinden ons ertoe de software binnen een redelijke termijn na de bindende bekendmaking ervan aan te passen.

De klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden die berusten op onrechtmatige inhoud van de klant of op schending van zijn verplichtingen uit punt 6, met inbegrip van de redelijke kosten van rechtsverdediging.

12. Looptijd en opzegging

Betaalde overeenkomsten lopen, afhankelijk van de gekozen factureringsperiode, één maand of twaalf maanden en worden telkens met dezelfde periode verlengd, tenzij zij tegen het einde van de lopende factureringsperiode worden opgezegd. Bij jaarlijkse facturering wordt de reeds betaalde jaarvergoeding bij opzegging niet naar verhouding terugbetaald. Opzegging gebeurt via het klantenportaal (Stripe) of per e-mail aan info@batteriepass-online.eu. Na de opzegging gaat het account over naar het abonnement Pilot; paspoorten boven de quota van Pilot blijven op grond van punt 8 toegankelijk, maar kunnen niet meer worden gewijzigd.

Het kosteloze abonnement Pilot kan door beide partijen op elk moment met een termijn van 14 dagen worden opgezegd. Pilot-accounts zonder gepubliceerde paspoorten die twaalf maanden niet zijn gebruikt, mogen na voorafgaande melding per e-mail worden verwijderd.

Elke partij kan de overeenkomst om dringende redenen zonder opzegtermijn opzeggen. Een dringende reden bestaat voor ons in het bijzonder als de klant ondanks een waarschuwing onrechtmatige of verzonnen paspoortinhoud publiceert, de veiligheid van het platform in gevaar brengt of meer dan 60 dagen met de betaling achterstaat.

Bij overstap naar een kleiner abonnement blijven bestaande modellen en paspoorten behouden; nieuwe modellen of paspoorten kunnen pas worden aangemaakt wanneer aan de quota van het nieuwe abonnement is voldaan.

13. Wijziging van deze AV

Wij mogen deze AV met werking voor de toekomst wijzigen voor zover dat nodig is wegens wetswijzigingen, gewijzigde technische eisen voor het batterijpaspoort of aanpassingen van de dienstverlening, mits de klant daardoor niet onredelijk wordt benadeeld. Wijzigingen delen wij ten minste zes weken vóór de inwerkingtreding per e-mail mee. Maakt de klant vóór de datum van inwerkingtreding geen bezwaar, dan gelden de gewijzigde AV; op dit gevolg wijzen wij in de mededeling. Maakt de klant bezwaar, dan kan elke partij de overeenkomst opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

14. Slotbepalingen

Het Zwitserse recht is van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG) en van de verwijzingsregels van het internationaal privaatrecht. De exclusieve bevoegde rechter is die te Bazel (Zwitserland). Wij zijn ook gerechtigd de klant voor de rechter van zijn statutaire zetel te dagen.

Verklaringen in het kader van deze overeenkomst vereisen de tekstvorm (e-mail volstaat). Maatgevend e-mailadres van de klant is het in het account opgeslagen adres.

Mocht een bepaling van deze AV ongeldig zijn, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het economische doel ervan zo dicht mogelijk benadert.