Datu apstrādes līgums

1. Puses un priekšmets

Šis līgums ir noslēgts starp klientu kā pārzini un EAS International, Klybeckstr. 141, 4057 Basel, Schweiz kā apstrādātāju (Pakalpojuma sniedzējs). Pakalpojuma sniedzēja pārstāvis ES saskaņā ar VDAR 27. pantu: Urs Zimmermann, Eichacker 2, 79418 Schliengen, Germany.

Tā priekšmets ir to personas datu apstrāde, kurus klients ievada Batteriepass Online vai vāc ar tā starpniecību. Apstrādes raksturs, nolūks, datu veidi un datu subjektu kategorijas ir aprakstīti 1. pielikumā. Līgums ir piemērojams pakalpojuma līguma darbības laikā, ieskaitot lasīšanas fāzi saskaņā ar Noteikumu 8. sadaļu.

2. Norādījumi

Pakalpojuma sniedzējs apstrādā datus tikai pakalpojuma līguma ietvaros un saskaņā ar klienta dokumentētiem norādījumiem. Klients sniedz norādījumus, izmantojot programmatūras funkcijas (piemēram, publicējot pasi, piešķirot piekļuves līmeņus, nosūtot piegādātāja pieprasījumu, eksportējot, dzēšot), un teksta formā uz info@batteriepass-online.eu. Norādījumi, kas pārsniedz saskaņoto apjomu, tiek uzskatīti par izmaiņu pieprasījumiem, un par tiem var iekasēt atsevišķu maksu.

Ja Pakalpojuma sniedzējs uzskata, ka norādījums ir nelikumīgs, tas nekavējoties informē klientu un var apturēt tā izpildi līdz apstiprinājumam.

Pases satura darīšana pieejamu sabiedrībai, personām ar leģitīmām interesēm un iestādēm notiek saskaņā ar Regulu (ES) 2023/1542 klienta izvēlētajā konfigurācijā un tiek uzskatīta par klienta norādījumu.

3. Pakalpojuma sniedzēja pienākumi

• Konfidencialitāte: visām apstrādē iesaistītajām personām ir konfidencialitātes pienākums. Klienta datiem piekļūst tikai tad, ja tas nepieciešams darbībai, atbalstam vai kļūdu novēršanai.
• Drošība: Pakalpojuma sniedzējs īsteno 3. pielikumā minētos tehniskos un organizatoriskos pasākumus un pielāgo tos tehnikas līmenim, nesamazinot aizsardzības līmeni.
• Palīdzība: Pakalpojuma sniedzējs ar programmatūras līdzekļiem (eksports, labošana, dzēšana, piekļuves žurnāls) palīdz klientam izpildīt datu subjektu tiesības, kā arī veikt novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību un apspriešanos ar uzraudzības iestādi, ciktāl informācija ir Pakalpojuma sniedzēja rīcībā.
• Paziņošana: Pakalpojuma sniedzējs bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 48 stundu laikā pēc tam, kad tas kļuvis par to informēts, paziņo klientam par personas datu aizsardzības pārkāpumiem, kas skar klienta datus, uz kontā saglabāto e-pasta adresi, sniedzot saskaņā ar VDAR 33. panta 3. punktu pieejamo informāciju.
• Datu subjektu pieprasījumi: ja datu subjekti vēršas tieši pie Pakalpojuma sniedzēja, tas bez paša sniegtas atbildes pēc būtības pārsūta pieprasījumu klientam, ciktāl pieprasījums attiecas uz klienta datiem.
• Pierādījumi: pēc pieprasījuma Pakalpojuma sniedzējs dara pieejamu informāciju, kas nepieciešama, lai pierādītu atbilstību šim līgumam, jo īpaši 3. pielikumā minēto pasākumu aprakstu un ziņojumus par drošības incidentiem.
• Dzēšana: pēc apstrādes beigām Pakalpojuma sniedzējs dzēš datus saskaņā ar Noteikumu 8. sadaļu, ja vien nepastāv likumā noteikts glabāšanas pienākums. Publicētām baterijas pasēm par glabāšanas pienākumu uzskata likumā noteikto pienākumu nodrošināt to pieejamību saskaņā ar Regulas (ES) 2023/1542 77. panta 8. punktu.

4. Klienta pārbaudes tiesības

Klients var pārbaudīt atbilstību šim līgumam reizi gadā un tad, ja ir konkrēts iemesls. Pārbaudi galvenokārt veic, izskatot dokumentāciju, ziņojumus un apakšapstrādātāju apstiprinājumus. Pārbaude uz vietas ir iespējama pēc paziņojuma ar saprātīgu termiņu (vismaz 14 dienas) parastajā darba laikā, ja vien tā neapdraud citu klientu datus. Par pārbaudēm, kas pārsniedz vienu gadā vai nav saistītas ar incidentu, Pakalpojuma sniedzējs var iekasēt maksu par radīto darba apjomu pēc saprātīgas likmes.

5. Apakšapstrādātāji

Klients piekrīt 2. pielikumā uzskaitīto apakšapstrādātāju izmantošanai. Pakalpojuma sniedzējs uzliek tiem datu aizsardzības pienākumus, kas līdzvērtīgi šeit saskaņotajiem.

Pakalpojuma sniedzējs informē klientu par paredzētajām izmaiņām (pievienošanu vai aizstāšanu) vismaz 30 dienas iepriekš pa e-pastu. Klients šajā termiņā var iebilst svarīgu datu aizsardzības iemeslu dēļ. Iebilduma gadījumā jebkura puse var izbeigt pakalpojuma līgumu ar spēku no izmaiņu dienas; Noteikumu 8. sadaļa paliek neskarta.

6. Apstrāde trešās valstīs

Dati tiek glabāti serveros Vācijā. Pakalpojuma sniedzējs veic uzņēmējdarbību Šveicē, par kuru pastāv Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību; tāpēc piekļuve no Šveices ir atļauta. Apstrāde citās trešās valstīs notiek tikai ar klienta piekrišanu un, pamatojoties uz atbilstošām garantijām saskaņā ar VDAR V nodaļu.

7. Klienta pienākumi

Klients ir atbildīgs par apstrādes likumību, jo īpaši par juridisko pamatu informācijas par fiziskām personām publicēšanai pasēs, par datu subjektu informēšanu un par saziņas ar piegādātājiem un pieteicējiem likumību. Viņš uz savu atbildību piešķir piekļuves līmeņus un piekļuves atļaujas un pārbauda, vai ar programmatūras starpniecību pieejamie dati atbilst tiesību aktu prasībām.

Klients kontā norāda e-pasta adresi, kas ir sasniedzama datu aizsardzības jautājumos, un uztur to aktuālu.

8. Atbildība, termiņš, nobeiguma noteikumi

Attiecībā uz atbildību ir piemērojama Noteikumu 11. sadaļa; VDAR 82. pants paliek neskarts. Šis līgums beidzas kopā ar pakalpojuma līgumu, taču ir spēkā tik ilgi, kamēr Pakalpojuma sniedzējs nodrošina klienta datu pieejamību saskaņā ar Noteikumu 8. sadaļu. Citādi ir piemērojami Noteikumu nobeiguma noteikumi. Ja šis līgums un Noteikumi ir pretrunā, datu aizsardzības jautājumos noteicošais ir šis līgums.

1. pielikums – Apstrādes priekšmets

• Raksturs un nolūks: baterijas pases satura un saistīto dokumentu mitināšana, glabāšana, attēlošana, eksports un nosūtīšana; e-pastu sūtīšana klienta vārdā (piegādātāju pieprasījumi, lēmumi par piekļuvi); piekļuves aizsargātam saturam reģistrēšana; API un tīmekļa āķu nodrošināšana.
• Datu veidi: klienta, tā piegādātāju un piekļuves atļauju pieteicēju kontaktpersonu vārdi, uzvārdi, amati un kontaktinformācija (e-pasta adrese, organizācija, loma, nolūks, pamatojošie dokumenti); pases lauku un dokumentu saturs, ciktāl tas satur informāciju par fiziskām personām (piemēram, ekonomikas operatora atbildīgā persona, atbilstības deklarāciju parakstītāji); piekļuves žurnāli (saīsināta jaukta IP adrese, user agent, laiks, piekļuves līmenis); klienta API iesniegtie dati.
• Datu subjektu kategorijas: klienta, tā piegādātāju un darījumu partneru darbinieki un kontaktpersonas; personas, kas pieprasa piekļuvi aizsargātam pases saturam (iestādes, remonta un reciklēšanas operatori, pircēji); publisko pasu lapu apmeklētāji.
• Īpašu kategoriju dati (VDAR 9. pants) netiek apstrādāti; klients šādus datus programmatūrā neievada.

2. pielikums – Apakšapstrādātāji

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Vācija – datu centra pakalpojumi (serveri, datubāze, dokumentu glabātuve, rezerves kopijas) Falkenšteinā un Nirnbergā.
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin, Vācija – e-pastu sūtīšana klienta vārdā.
• Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Īrija, apstrādā klienta maksājumu datus kā neatkarīgs pārzinis un nav klienta datu apakšapstrādātājs šī līguma izpratnē.

3. pielikums – Tehniskie un organizatoriskie pasākumi

• Fiziskā un sistēmas piekļuve: serveri ISO 27001 sertificētos Hetzner datu centros; administrēšana tikai ar atslēgās balstītu SSH un privātu tīklu; datubāze nav sasniedzama no publiskā interneta.
• Piekļuve datiem: uz lomām balstītas atļaujas (īpašnieks, redaktors, skatītājs) katrai organizācijai; nomnieku nošķiršana datubāzes līmenī ar organizācijas ID katrā vaicājumā; pases satura piekļuves līmeņi (publisks, leģitīmas intereses, iestāde) tiek īstenoti servera pusē vienā filtra funkcijā.
• Autentifikācija: paroles kā scrypt jaucējvērtības; sesijas ar nejaušiem marķieriem datubāzē, 30 dienas; e-pasta verifikācija pirms rakstīšanas piekļuves; pieteikšanās, reģistrācijas un atiestatīšanas mēģinājumu ierobežojumi; API atslēgas tiek glabātas tikai kā jaucējvērtības.
• Pārsūtīšana: TLS visiem savienojumiem; satura drošības politika (Content Security Policy); parakstīti tīmekļa āķi (HMAC) ar šifrēti glabātiem noslēpumiem.
• Integritāte: katra pases publicēšana izveido versiju ar jaucējvērtību ķēdi (iepriekšējā jaucējvērtība); visu rakstīšanas darbību audita žurnāls; nekas netiek fiziski dzēsts pirms līgumā noteikto termiņu beigām.
• Pieejamība: datubāzes un dokumentu glabātuves ikdienas rezerves kopija ar vismaz 30 dienu glabāšanu otrā atrašanās vietā; regulāri atjaunošanas testi; pieejamības uzraudzība.
• Nošķiršana: ražošanas dati nošķirti no izstrādes un testa vidēm; plāna Pilot pases tiek apzīmētas kā testa dati.
• Organizācija: programmatūrā iebūvēta datu minimizēšana (tikai pasei vajadzīgie lauki); drošības pārbaude katrā pakalpojuma izmaiņā; incidentu dokumentēšana; regulāri sistēmas komponentu atjauninājumi.