Databehandleraftale

1. Parter og genstand

Denne aftale indgås mellem kunden som dataansvarlig og EAS International, Klybeckstr. 141, 4057 Basel, Schweiz som databehandler (Udbyderen). Udbyderens repræsentant i EU i henhold til artikel 27 i GDPR: Urs Zimmermann, Eichacker 2, 79418 Schliengen, Germany.

Aftalens genstand er behandlingen af personoplysninger, som kunden indtaster i eller indsamler via Batteriepass Online. Behandlingens art og formål, typer af oplysninger og kategorier af registrerede er beskrevet i bilag 1. Aftalen gælder i tjenesteaftalens løbetid inklusive den skrivebeskyttede fase efter punkt 8 i forretningsbetingelserne.

2. Instrukser

Udbyderen behandler udelukkende dataene inden for rammerne af tjenesteaftalen og efter dokumenteret instruks fra kunden. Kunden giver instrukser ved at bruge softwarens funktioner (f.eks. offentliggørelse af et pas, tildeling af adgangsniveauer, afsendelse af en leverandøranmodning, eksport, sletning) og i tekstform til info@batteriepass-online.eu. Instrukser ud over det aftalte omfang behandles som ændringsønsker og kan faktureres særskilt.

Finder Udbyderen, at en instruks er ulovlig, underretter Udbyderen straks kunden og kan udsætte gennemførelsen, indtil instruksen er bekræftet.

Tilgængeliggørelse af pasindhold for offentligheden, for personer med legitim interesse og for myndigheder sker i overensstemmelse med forordning (EU) 2023/1542 i den konfiguration, som kunden har valgt, og anses for at være en instruks fra kunden.

3. Udbyderens forpligtelser

• Fortrolighed: Alle personer, der deltager i behandlingen, har forpligtet sig til fortrolighed. Der gives kun adgang til kundedata, når det er nødvendigt for drift, support eller fejlretning.
• Sikkerhed: Udbyderen gennemfører de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i bilag 3 og tilpasser dem til det aktuelle tekniske niveau uden at sænke beskyttelsesniveauet.
• Bistand: Udbyderen bistår kunden med softwarens midler (eksport, berigtigelse, sletning, adgangslog) med at opfylde de registreredes rettigheder samt ved konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse og høringer af tilsynsmyndigheden, i det omfang oplysningerne foreligger hos Udbyderen.
• Underretning: Udbyderen underretter kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med det om brud på persondatasikkerheden, der vedrører kundedata, til den e-mailadresse, der er registreret i kontoen, med de oplysninger, der foreligger i henhold til artikel 33, stk. 3, i GDPR.
• Anmodninger fra registrerede: Henvender registrerede sig direkte til Udbyderen, videresender Udbyderen anmodningen til kunden uden selv at besvare den indholdsmæssigt, for så vidt anmodningen vedrører kundedata.
• Dokumentation: Udbyderen stiller efter anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af denne aftale, navnlig en beskrivelse af foranstaltningerne i bilag 3 og rapporter om sikkerhedshændelser.
• Sletning: Efter behandlingens ophør sletter Udbyderen dataene i henhold til punkt 8 i forretningsbetingelserne, medmindre der foreligger en lovbestemt opbevaringspligt. For offentliggjorte batteripas anses den lovbestemte pligt til at holde dem tilgængelige i henhold til artikel 77, stk. 8, i forordning (EU) 2023/1542 for en opbevaringspligt.

4. Kundens kontrolrettigheder

Kunden kan kontrollere overholdelsen af denne aftale én gang om året og ved konkret anledning. Kontrollen sker primært ved gennemgang af dokumentation, rapporter og bekræftelser fra underdatabehandlere. En kontrol på stedet er mulig efter varsel med en rimelig frist (mindst 14 dage) inden for normal arbejdstid, forudsat at den ikke bringer andre kunders data i fare. For kontroller ud over én pr. år, eller som ikke er foranlediget af en hændelse, kan Udbyderen fakturere den deraf følgende indsats til en rimelig sats.

5. Underdatabehandlere

Kunden giver samtykke til brug af de underdatabehandlere, der er anført i bilag 2. Udbyderen pålægger dem databeskyttelsesforpligtelser, der svarer til dem, der er aftalt her.

Udbyderen underretter kunden om påtænkte ændringer (tilføjelse eller udskiftning) mindst 30 dage i forvejen pr. e-mail. Kunden kan inden for denne frist gøre indsigelse af væsentlige databeskyttelsesmæssige grunde. Ved indsigelse kan begge parter opsige tjenesteaftalen med virkning fra tidspunktet for ændringen; punkt 8 i forretningsbetingelserne berøres ikke.

6. Behandling i tredjelande

Dataene lagres på servere i Tyskland. Udbyderen er etableret i Schweiz, for hvilket der foreligger en afgørelse fra Europa-Kommissionen om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet; adgang fra Schweiz er derfor tilladt. Behandling i andre tredjelande sker kun med kundens samtykke og på grundlag af fornødne garantier i henhold til kapitel V i GDPR.

7. Kundens forpligtelser

Kunden er ansvarlig for behandlingens lovlighed, navnlig for retsgrundlaget for at offentliggøre oplysninger om fysiske personer i pas, for oplysning af de registrerede og for lovligheden af henvendelser til leverandører og ansøgere. Kunden tildeler adgangsniveauer og adgangstilladelser på eget ansvar og kontrollerer, at de data, der gøres tilgængelige via softwaren, opfylder lovkravene.

Kunden angiver i kontoen en e-mailadresse, der kan nås i databeskyttelsesspørgsmål, og holder den ajour.

8. Ansvar, løbetid, afsluttende bestemmelser

For ansvar gælder punkt 11 i forretningsbetingelserne; artikel 82 i GDPR berøres ikke. Denne aftale ophører sammen med tjenesteaftalen, men gælder fortsat, så længe Udbyderen holder kundedata tilgængelige efter punkt 8 i forretningsbetingelserne. I øvrigt gælder forretningsbetingelsernes afsluttende bestemmelser. Ved modstrid mellem denne aftale og forretningsbetingelserne har denne aftale forrang i databeskyttelsesspørgsmål.

Bilag 1 – Behandlingens genstand

• Art og formål: hosting, lagring, visning, eksport og overførsel af batteripasindhold og tilhørende dokumenter; afsendelse af e-mails på kundens vegne (leverandøranmodninger, afgørelser om adgang); logning af adgang til beskyttet indhold; levering af API og webhooks.
• Typer af oplysninger: navne, funktioner og kontaktoplysninger for kontaktpersoner hos kunden, dennes leverandører og ansøgere om adgangstilladelser (e-mailadresse, organisation, rolle, formål, dokumentation); indhold af pasfelter og dokumenter, for så vidt de indeholder oplysninger om fysiske personer (f.eks. den ansvarlige person hos den erhvervsdrivende, underskrivere af overensstemmelseserklæringer); adgangslogge (afkortet hashet IP-adresse, user agent, tidspunkt, adgangsniveau); data, som kunden overfører til API’en.
• Kategorier af registrerede: ansatte og kontaktpersoner hos kunden, dennes leverandører og forretningspartnere; personer, der anmoder om adgang til beskyttet pasindhold (myndigheder, reparations- og genanvendelsesvirksomheder, købere); besøgende på offentlige passider.
• Særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 i GDPR) er ikke genstand for behandlingen; kunden indtaster ikke sådanne data i softwaren.

Bilag 2 – Underdatabehandlere

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Tyskland – datacentertjenester (servere, database, dokumentlager, sikkerhedskopier) i Falkenstein og Nürnberg.
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin, Tyskland – afsendelse af e-mails på kundens vegne.
• Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland, behandler kundens betalingsdata som selvstændig dataansvarlig og er ikke underdatabehandler for kundedata i denne aftales forstand.

Bilag 3 – Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

• Fysisk adgang og systemadgang: servere i ISO 27001-certificerede datacentre hos Hetzner; administration kun via nøglebaseret SSH og et privat netværk; databasen kan ikke nås fra det offentlige internet.
• Dataadgang: rollebaserede rettigheder (ejer, redaktør, læser) pr. organisation; adskillelse af kunder på databaseniveau via organisations-id’et i hver forespørgsel; adgangsniveauer for pasindhold (offentlig, legitim interesse, myndighed) håndhæves på serversiden i en enkelt filterfunktion.
• Autentificering: adgangskoder som scrypt-hashes; sessioner med tilfældige tokens i databasen, 30 dage; e-mailbekræftelse før skriveadgang; begrænsning af login-, registrerings- og nulstillingsforsøg; API-nøgler gemmes kun som hashes.
• Overførsel: TLS for alle forbindelser; Content Security Policy; signerede webhooks (HMAC) med krypteret lagrede hemmeligheder.
• Integritet: hver offentliggørelse af et pas opretter en version med hashkæde (forrige hash); auditlog over alle skrivende handlinger; intet slettes fysisk, før de kontraktlige frister er udløbet.
• Tilgængelighed: daglig sikkerhedskopi af database og dokumentlager med mindst 30 dages opbevaring på en anden lokation; regelmæssige genoprettelsestest; overvågning af tilgængelighed.
• Adskillelse: produktionsdata adskilt fra udviklings- og testmiljøer; pas i Pilot-planen er markeret som testdata.
• Organisation: dataminimering indbygget i softwaren (kun felter, der kræves til passet); sikkerhedsgennemgang ved hver ændring af tjenesten; dokumentation af hændelser; regelmæssige opdateringer af systemkomponenter.