Adatfeldolgozási megállapodás

1. Szerződő felek és a megállapodás tárgya

Ez a megállapodás az ügyfél mint adatkezelő és a(z) EAS International, Klybeckstr. 141, 4057 Basel, Schweiz mint adatfeldolgozó (a továbbiakban: Szolgáltató) között jön létre. A Szolgáltató uniós képviselője a GDPR 27. cikke szerint: Urs Zimmermann, Eichacker 2, 79418 Schliengen, Germany.

Tárgya azon személyes adatok kezelése, amelyeket az ügyfél a Batteriepass Online szolgáltatásba bevisz, vagy annak segítségével gyűjt. Az adatkezelés jellegét, célját, az adatok típusait és az érintettek kategóriáit az 1. melléklet ismerteti. A megállapodás a szolgáltatási szerződés időtartamára alkalmazandó, ideértve az ÁSZF 8. pontja szerinti csak olvasható szakaszt is.

2. Utasítások

A Szolgáltató az adatokat kizárólag a szolgáltatási szerződés keretében és az ügyfél dokumentált utasításai alapján kezeli. Az ügyfél utasításait a szoftver funkcióinak használatával (például útlevél közzététele, hozzáférési szintek kiosztása, beszállítói kérelem küldése, exportálás, törlés), valamint szöveges formában a következő címre küldve adja meg: info@batteriepass-online.eu. A megállapodott körön túlmenő utasításokat változtatási kérelemként kezeljük, és azokért külön díjat számíthatunk fel.

Ha a Szolgáltató valamely utasítást jogellenesnek tart, erről haladéktalanul tájékoztatja az ügyfelet, és a végrehajtást a megerősítésig felfüggesztheti.

Az útlevéltartalmak hozzáférhetővé tétele a nyilvánosság, a jogos érdekkel rendelkező személyek és a hatóságok számára az (EU) 2023/1542 rendeletnek megfelelően, az ügyfél által választott beállítások szerint történik, és az ügyfél utasításának minősül.

3. A Szolgáltató kötelezettségei

• Titoktartás: az adatkezelésben részt vevő valamennyi személy titoktartásra kötelezett. Az ügyféladatokhoz csak akkor férünk hozzá, ha ez az üzemeltetéshez, az ügyféltámogatáshoz vagy a hibaelhárításhoz szükséges.
• Biztonság: a Szolgáltató végrehajtja a 3. mellékletben szereplő technikai és szervezési intézkedéseket, és azokat a védelmi szint csökkentése nélkül a tudomány és a technológia állásához igazítja.
• Közreműködés: a Szolgáltató a szoftver eszközeivel (export, helyesbítés, törlés, hozzáférési napló) segíti az ügyfelet az érintetti jogok teljesítésében, valamint az adatvédelmi hatásvizsgálatokban és a felügyeleti hatósággal folytatott konzultációkban, amennyiben az információk a Szolgáltatónál rendelkezésre állnak.
• Értesítés: a Szolgáltató az ügyféladatokat érintő adatvédelmi incidensekről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 48 órán belül értesíti az ügyfelet a fiókban tárolt e-mail-címen, a GDPR 33. cikkének (3) bekezdése szerinti rendelkezésre álló információkkal.
• Érintetti kérelmek: ha az érintettek közvetlenül a Szolgáltatóhoz fordulnak, az a kérelmet saját érdemi válasz nélkül továbbítja az ügyfélnek, amennyiben a kérelem ügyféladatokra vonatkozik.
• Igazolás: a Szolgáltató kérésre rendelkezésre bocsátja az e megállapodásnak való megfelelés igazolásához szükséges információkat, különösen a 3. mellékletben szereplő intézkedések leírását és a biztonsági incidensekről szóló jelentéseket.
• Törlés: az adatkezelés befejezése után a Szolgáltató az ÁSZF 8. pontjának megfelelően törli az adatokat, kivéve, ha jogszabályi megőrzési kötelezettség áll fenn. A közzétett akkumulátorútlevelek esetében az (EU) 2023/1542 rendelet 77. cikkének (8) bekezdése szerinti jogszabályi elérhetővé tételi kötelezettség megőrzési kötelezettségnek minősül.

4. Az ügyfél ellenőrzési jogai

Az ügyfél évente egyszer, valamint konkrét ok esetén ellenőrizheti az e megállapodásnak való megfelelést. Az ellenőrzés elsősorban dokumentációk, jelentések és a további adatfeldolgozók igazolásainak áttekintésével történik. Helyszíni ellenőrzés észszerű határidővel (legalább 14 nappal) történő előzetes bejelentés után, a szokásos munkaidőben lehetséges, feltéve, hogy az nem veszélyezteti más ügyfelek adatait. Az évi egy alkalmat meghaladó vagy nem incidens által indokolt ellenőrzések esetén a Szolgáltató az ezzel járó ráfordítást észszerű díjtétel szerint felszámíthatja.

5. További adatfeldolgozók

Az ügyfél hozzájárul a 2. mellékletben felsorolt további adatfeldolgozók igénybevételéhez. A Szolgáltató azokat az itt megállapodottakkal egyenértékű adatvédelmi kötelezettségekre kötelezi.

A Szolgáltató a tervezett változásokról (új további adatfeldolgozó bevonása vagy csere) legalább 30 nappal előre e-mailben tájékoztatja az ügyfelet. Az ügyfél ezen időszakon belül fontos adatvédelmi okokból tiltakozhat. Tiltakozás esetén bármelyik fél felmondhatja a szolgáltatási szerződést a változás időpontjára; az ÁSZF 8. pontja ezt nem érinti.

6. Adatkezelés harmadik országokban

Az adatokat németországi szervereken tároljuk. A Szolgáltató székhelye Svájcban van, amelyre vonatkozóan az Európai Bizottság megfelelőségi határozata van érvényben; a Svájcból történő hozzáférés ezért megengedett. Más harmadik országokban adatkezelésre csak az ügyfél hozzájárulásával és a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő garanciák alapján kerül sor.

7. Az ügyfél kötelezettségei

Az adatkezelés jogszerűségéért az ügyfél felel, különösen a természetes személyekre vonatkozó információk útlevelekben történő közzétételének jogalapjáért, az érintettek tájékoztatásáért, valamint a beszállítókkal és a kérelmezőkkel való kapcsolatfelvétel jogszerűségéért. A hozzáférési szinteket és a hozzáférési engedélyeket saját felelősségére osztja ki, és ellenőrzi, hogy a szoftveren keresztül hozzáférhetővé tett adatok megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak.

Az ügyfél a fiókban megad egy adatvédelmi ügyekben elérhető e-mail-címet, és azt naprakészen tartja.

8. Felelősség, időtartam, záró rendelkezések

A felelősségre az ÁSZF 11. pontja alkalmazandó; a GDPR 82. cikke ezt nem érinti. Ez a megállapodás a szolgáltatási szerződéssel együtt szűnik meg, de mindaddig hatályban marad, amíg a Szolgáltató az ÁSZF 8. pontja szerint ügyféladatokat tart elérhetővé. Egyebekben az ÁSZF záró rendelkezései alkalmazandók. Ha e megállapodás és az ÁSZF között ellentmondás van, adatvédelmi kérdésekben ez a megállapodás az irányadó.

1. melléklet – Az adatkezelés tárgya

• Jelleg és cél: az akkumulátorútlevél-tartalmak és a kapcsolódó dokumentumok tárolása (hosting), megőrzése, megjelenítése, exportálása és továbbítása; e-mailek küldése az ügyfél megbízásából (beszállítói kérelmek, hozzáférési döntések); a védett tartalmakhoz való hozzáférés naplózása; az API és a webhookok biztosítása.
• Az adatok típusai: az ügyfél, beszállítói és a hozzáférést kérelmezők kapcsolattartóinak neve, beosztása és elérhetősége (e-mail-cím, szervezet, szerepkör, cél, igazoló dokumentumok); az útlevélmezők és dokumentumok tartalma, amennyiben természetes személyekre vonatkozó információkat tartalmaznak (például a gazdasági szereplő felelős személye, a megfelelőségi nyilatkozatok aláírói); hozzáférési naplók (csonkolt, hash-elt IP-cím, user agent, időpont, hozzáférési szint); az ügyfél által az API-nak továbbított adatok.
• Az érintettek kategóriái: az ügyfél, beszállítói és üzleti partnerei munkavállalói és kapcsolattartói; a védett útlevéltartalmakhoz hozzáférést kérő személyek (hatóságok, javító- és újrafeldolgozó vállalkozások, vásárlók); a nyilvános útlevéloldalak látogatói.
• A személyes adatok különleges kategóriái (GDPR 9. cikk) nem képezik az adatkezelés tárgyát; az ügyfél ilyen adatokat nem visz be a szoftverbe.

2. melléklet – További adatfeldolgozók

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Németország – adatközponti szolgáltatások (szerverek, adatbázis, dokumentumtároló, biztonsági mentések) Falkensteinben és Nürnbergben.
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin, Németország – e-mailek küldése az ügyfél megbízásából.
• A Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin, Írország) az ügyfél fizetési adatait önálló adatkezelőként kezeli, és e megállapodás értelmében nem minősül az ügyféladatok további adatfeldolgozójának.

3. melléklet – Technikai és szervezési intézkedések

• Fizikai és rendszerhozzáférés: szerverek a Hetzner ISO 27001 tanúsítvánnyal rendelkező adatközpontjaiban; adminisztráció kizárólag kulcsalapú SSH-n és magánhálózaton keresztül; az adatbázis a nyilvános internetről nem érhető el.
• Adathozzáférés: szerepkör-alapú jogosultságok (tulajdonos, szerkesztő, megtekintő) szervezetenként; az ügyfelek adatainak elkülönítése adatbázisszinten a szervezeti azonosító révén minden lekérdezésben; az útlevéltartalmak hozzáférési szintjeit (nyilvános, jogos érdek, hatóság) szerveroldalon, egyetlen szűrőfüggvényben érvényesítjük.
• Hitelesítés: jelszavak scrypt hash-értékként; munkamenetek véletlenszerű tokenekkel az adatbázisban, 30 nap; e-mail-ellenőrzés az írási hozzáférés előtt; a bejelentkezési, regisztrációs és visszaállítási kísérletek korlátozása; API-kulcsok tárolása kizárólag hash-értékként.
• Továbbítás: TLS minden kapcsolathoz; Content Security Policy; aláírt webhookok (HMAC) titkosítva tárolt titkokkal.
• Sértetlenség: egy útlevél minden közzététele hash-lánccal ellátott verziót hoz létre (előző hash-érték); valamennyi írási művelet auditnaplója; a szerződéses határidők lejárta előtt semmi sem kerül fizikailag törlésre.
• Rendelkezésre állás: az adatbázis és a dokumentumtároló napi biztonsági mentése egy második helyszínen, legalább 30 napos megőrzéssel; rendszeres helyreállítási tesztek; a rendelkezésre állás felügyelete.
• Elkülönítés: az éles adatok elkülönítve a fejlesztési és tesztkörnyezetektől; a Pilot csomagban készült útlevelek tesztadatként vannak megjelölve.
• Szervezés: a szoftverbe épített adattakarékosság (csak az útlevélhez szükséges mezők); biztonsági felülvizsgálat a szolgáltatás minden módosításakor; incidensdokumentáció; a rendszerösszetevők rendszeres frissítése.